Qu’est-ce que la fonctionnalité d’Inscription en ligne des voyageurs que propose Holidu ?
La fonctionnalité d’Inscription en ligne des voyageurs permet aux hôtes de connecter leurs propriétés à l’autorité locale de leur choix. Une fois la connexion établie, Holidu transfère automatiquement les données des voyageurs aux autorités après que le formulaire d’Inscription en ligne des voyageurs ait été rempli par les voyageurs.
Pourquoi Holidu propose-t-il une fonctionnalité d’Inscription en ligne des voyageurs ?
Dans la plupart des marchés, la loi oblige les hôtes à enregistrer les voyageurs auprès des autorités locales. C’est un processus dans lequel les hôtes doivent généralement utiliser de vieilles interfaces web pour entrer manuellement de nombreuses informations sur leurs voyageurs, telles que les noms, les dates de naissance, les numéros de document d’identité, etc. Pour faciliter et accélérer l’expérience d’enregistrement à la fois pour les hôtes et les voyageurs, Holidu a mis au point une solution permettant aux voyageurs de remplir rapidement un formulaire d’Inscription en ligne des voyageurs, qui est ensuite automatiquement envoyé à la police ou à l’autorité locale appropriée.
Pourquoi cette solution est-elle meilleure et plus rapide pour moi et les voyageurs ?
D’une part, les voyageurs n’ont pas besoin de fournir leur pièce d’identité ou leur passeport aux hôtes et n’ont pas besoin de remplir manuellement un formulaire d’enregistrement. Ils peuvent facilement remplir eux-mêmes le formulaire d’Inscription en ligne des voyageurs en ligne. Le formulaire d’Inscription en ligne des voyageurs en ligne offre également une solution de “scanning”, permettant aux voyageurs de remplir rapidement le formulaire en scannant leurs documents avec leur ordinateur portable, tablette ou téléphone.
D’autre part, les hôtes n’ont pas besoin de demander les documents aux voyageurs, et ils n’ont pas besoin de les envoyer aux autorités locales. Le formulaire et les documents sont envoyés automatiquement aux autorités à la date d’enregistrement.
Puis-je choisir l’autorité à laquelle ma propriété doit être connectée ?
Oui. Les hôtes peuvent connecter leur propriété à l’autorité locale de leur choix. Vous trouverez ci-dessous les connexions disponibles par pays :
- Espagne
- Policía Nacional
- Guardía Civil
- Mossos d'Esquadra
- Ertzaintza
- SES.HOSPEDAJES
- Italie (bientôt disponible)
- Italian State Police
- Istats
- Portugal (bientôt disponible)
- Foreigners and Borders Service
Comment puis-je connecter ma propriété à une autorité ?
Si vous utilisez l’application mobile, assurez-vous de disposer de la dernière version de l’application.
- Allez dans la section “Compte” et cliquez sur le bouton “Configurer” présent dans la section “Inscription en ligne des voyageurs”.
- Vous verrez ici votre liste de propriétés. Cliquez sur le bouton “Configurer” à côté de la propriété que vous souhaitez connecter à la police ou à l’autorité.
- Remplissez le formulaire, cliquez sur “Activer l’envoi automatique à la police”, sélectionnez l’autorité/la police à laquelle vous souhaitez connecter votre propriété, ajoutez vos identifiants et cliquez sur “Activer”.
- Une fois activé, cliquez sur “Enregistrer les modifications” à la fin du formulaire.
- Si aucun message d’erreur n’apparaît, cela signifie que votre propriété est maintenant connectée à l’autorité locale de votre choix.
- Vous pouvez à présent fermer le formulaire et constater que la connexion à la police/l’autorité de votre choix est active.
Holidu partage-t-il des données de l’hôte avec les autorités au-delà des informations sur les voyageurs ?
Holidu ne transmet que les données des voyageurs aux autorités locales. Avec la fonctionnalité d’Inscription en ligne des voyageurs, Holidu n’envoie pas vos informations de revenus aux autorités.
Puis-je remplir le formulaire d’Inscription en ligne des voyageurs pour mes voyageurs ?
Oui, si vous souhaitez remplir les données des voyageurs, vous êtes libre de le faire. Vous trouverez le lien vers le formulaire d’Inscription en ligne des voyageurs pour vos voyageurs dans l’écran des détails de la réservation (sous “Formulaire d’Inscription en ligne des voyageurs”).
Quand le formulaire est-il envoyé aux autorités ?
À 23 h le jour de l’enregistrement. Veuillez vous assurer que les données des voyageurs sont complétées avant cette heure. En cas de problème, veuillez contacter notre service client.
Les collaborateurs peuvent-ils activer mes propriétés et remplir les données d’enregistrement pour les voyageurs ?
Les collaborateurs n’ont pas accès à la fonctionnalité d’Inscription en ligne des voyageurs dans la section du compte. Par conséquent, ils ne peuvent pas activer ou modifier votre connexion en ligne avec une autorité locale.
Cependant, dans la section “Réservations” de Holidu, ils ont accès au formulaire d’enregistrement en ligne que les voyageurs doivent remplir. Par conséquent, ils peuvent également remplir le formulaire d’Inscription en ligne des voyageurs pour les voyageurs s’ils le souhaitent.
Comment puis-je télécharger mon registre des voyageurs ?
- Allez dans la fonctionnalité d’Inscription en ligne des voyageurs.
- À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez obtenir le registre des voyageurs, cliquez sur “Détails”.
- Dans la zone supérieure de la fenêtre qui s’ouvre, sous le nom de votre propriété, cliquez sur l’onglet intitulé “Documents”.
- Cliquez sur “Générer le registre des voyageurs” et suivez les instructions.
Cette fonctionnalité est-elle valable pour toutes les réservations ou seulement pour les réservations Holidu ?
Cela fonctionne pour toutes les réservations facilitées par Holidu, quelle que soit la plateforme sur laquelle les voyageurs ont fait leur réservation. Cependant, les réservations manuelles, les blocages manuels, ainsi que les réservations externes synchronisées via iCal ou d’autres intégrations ne sont pas couvertes.
Aurais-je accès aux données des voyageurs ?
Nous affichons uniquement les noms et âges des voyageurs à nos hôtes, mais pas leurs numéros de document, etc.
Que se passe-t-il si les voyageurs ne fournissent pas les informations ?
En tant qu’hôte, vous pouvez toujours ajouter les données des voyageurs manuellement. Lorsqu’une réservation apparaît comme une arrivée à venir sur l’écran d’accueil, vous pourrez voir clairement pour chaque réservation si les données ont été fournies par les voyageurs. Le statut des données des voyageurs est également affiché sur la page de détails de chaque réservation.
Recevrai-je une notification indiquant que les voyageurs ont correctement enregistré les données ?
Nous n’envoyons pas de notification indiquant que le voyageur a fourni les données. Cependant, lorsque la réservation est affichée dans la section “Arrivée et départ à venir” sur l’écran d’accueil, vous pourrez voir clairement pour chaque réservation si les données ont été fournies par les voyageurs.
Dois-je demander des données supplémentaires aux voyageurs à leur arrivée ?
Si les voyageurs ont rempli le formulaire en ligne avant leur arrivée, vous n’avez pas besoin d’entrer de données supplémentaires.
Que se passe-t-il si les voyageurs enregistrent les données, mais annulent ensuite la réservation ?
Si les voyageurs annulent, les données ne seront pas transmises aux autorités locales.
Que se passe-t-il si la réservation est modifiée après que les voyageurs ont fourni les données ?
Si des voyageurs supplémentaires ont été ajoutés à la réservation, leurs données apparaîtront comme “non fournies”.
Comment cela fonctionne-t-il avec les réservations de dernière minute ?
Pour les réservations de dernière minute, nous enverrons aux voyageurs le lien pour qu’ils puissent fournir eux-mêmes leurs données. Dans la section “Arrivée et départ à venir” sur l’écran d’accueil, vous verrez pour chaque réservation, y compris les réservations de dernière minute, si les voyageurs ont fourni toutes les informations obligatoires ou s’il manque quelque chose.
Que se passe-t-il avec les réservations effectuées avant que je ne lie mon compte police, mais dont la date d’enregistrement est dans le futur ?
- Si les voyageurs n’ont pas rempli notre formulaire standard d’enregistrement que nous leur avons envoyé juste après leur réservation, nous leur enverrons un message de rappel quelques jours avant l’arrivée avec le nouveau lien.
- Si les voyageurs ont rempli notre formulaire standard d’enregistrement que nous leur avons envoyé juste après leur réservation, nous ne leur enverrons pas de lien vers le second formulaire. Pour ces réservations, vous pouvez toujours entrer les données des voyageurs en ouvrant la page de détails, puis en suivant le lien vers le formulaire d’Inscription en ligne des voyageurs. Vous pourrez voir sur l’écran d’accueil, dans la section “Arrivée et départ à venir”, pour chaque réservation, si les données des voyageurs sont complètes ou si vous devez obtenir des données manquantes.
Quand le voyageur est-il informé qu’il doit fournir les données ? Reçoit-il des rappels ?
Les voyageurs sont informés immédiatement après la réservation. Nous leur envoyons un lien vers le formulaire d’enregistrement par email ou via le service de messagerie du portail. S’ils ne remplissent pas le formulaire cinq jours avant leur arrivée, nous leur envoyons un autre rappel.
Que faire si le voyageur enregistre les données, mais qu’un champ est incorrect ?
Si vous remarquez un problème avec les données fournies par le voyageur, veuillez contacter notre service client.