¿Qué es la función de «Registro de huéspedes/check in en línea» que ofrece Holidu?
La función de «Registro de huéspedes / check-in en línea» permite a los anfitriones conectar sus propiedades con la autoridad local de su elección. Una vez realizada la conexión, Holidu transfiere automáticamente los datos de los huéspedes a esas autoridades después de que se complete el formulario de «Registro de huéspedes / check-in en línea» por los huéspedes.
¿Por qué ofrece Holidu una función de «Registro de huéspedes»?
En la mayoría de los mercados, por ley, los anfitriones deben registrar a los huéspedes con las autoridades locales. Este proceso generalmente requiere que los anfitriones utilicen interfaces web anticuadas para ingresar manualmente numerosos datos de los huéspedes, como nombres, fechas de nacimiento, números de documentos de identificación, etc. Para facilitar y agilizar la experiencia de registro tanto para los anfitriones como para los huéspedes, Holidu ha creado una solución que permite a los huéspedes completar rápidamente un formulario de «Registro de huéspedes», que luego se envía automáticamente a la policía o a la autoridad local correspondiente.
¿Por qué esta solución es mejor y más rápida tanto para mí como para los huéspedes?
Por un lado, los huéspedes no necesitan proporcionar su identificación o pasaporte a los anfitriones ni completar manualmente un formulario de registro. Pueden completar fácilmente el formulario de «Registro de huéspedes / check-in en línea» ellos mismos. El formulario de «Registro de huéspedes / check-in en línea» también ofrece una solución de “escaneo”, que permite a los huéspedes completar rápidamente el formulario escaneando sus documentos con su laptop, tableta o teléfono.
Por otro lado, los anfitriones no necesitan solicitar documentos a los huéspedes ni enviarlos a las autoridades locales. El formulario y los documentos se envían automáticamente a las autoridades en la fecha de check-in.
¿Puedo elegir la autoridad a la que debe conectarse mi propiedad?
Sí. Los anfitriones pueden conectar su propiedad con la autoridad local de su elección.
Puedes encontrar información a continuación acerca de las conexiones disponibles por país:
- España
- Policía Nacional
- Guardía Civil
- Mossos d'Esquadra
- Ertzaintza
- SES.HOSPEDAJES
- Italia (próximamente)
- Italian State Police
- Istats
- Portugal (próximamente)
- Foreigners and Borders Service
¿Cómo puedo conectar mi propiedad a una autoridad?
Si estás utilizando la aplicación móvil, asegúrate de tener la última versión de la aplicación.
- Ve a la sección “Cuenta” y haz clic en el botón “Configurar” en la sección “Registro de huéspedes”.
- Verás aquí tu lista de propiedades. Haz clic en el botón “Configurar” junto a la propiedad que deseas conectar a la policía o autoridad.
- Rellena el formulario, haz clic en “Activar envío automático a la policía”, selecciona la autoridad/policía a la que deseas conectar tu propiedad, añade tus credenciales y haz clic en “Validar”.
- Una vez activado, haz clic en “Guardar cambios” al final del formulario.
- Si no aparece ningún mensaje de error, eso significa que tu propiedad ahora está conectada a la autoridad local de tu elección.
- Ahora puedes cerrar el formulario y ver que la conexión con la policía/autoridad de tu elección está activa.
¿Holidu comparte algún dato del anfitrión con las autoridades más allá de la información de los huéspedes?
Holidu solo envía los datos de los huéspedes a las autoridades locales. Con la función de «Registro de huéspedes / check-in en línea», Holidu no envía información sobre tus ingresos a las autoridades.
¿Puedo completar el formulario de «Registro de huéspedes» para mis huéspedes?
Sí, si deseas completar los datos de los huéspedes por ellos, puedes hacerlo.
Puedes encontrar el enlace al formulario de «Registro de huéspedes / check-in en línea» para tus huéspedes en la pantalla de detalles de la reserva (bajo “Formulario de check-in de huéspedes”).
¿Cuándo se envía el formulario a las autoridades?
A las 11:00 pm de la fecha de check-in. Asegúrate de que los datos de los huéspedes estén completos antes de esa hora.
En caso de algún problema, por favor contacta con nuestro servicio de atención al cliente.
¿Pueden los colaboradores activar mis propiedades y completar los datos de check-in para los huéspedes?
Los colaboradores no tienen acceso a la función de «Registro de huéspedes / check-in en línea» en la sección de cuenta. Por lo tanto, no pueden activar ni modificar tu conexión de check-in en línea a una autoridad local.
Sin embargo, en la sección “Reservas” de Holidu, tienen acceso al formulario de registro en línea que los huéspedes deben completar. También pueden completar el formulario de «Registro de huéspedes» para los huéspedes si lo desean.
¿Cómo puedo descargar mi libro de huéspedes?
- Ve a la función de "Registro de huéspedes".
- Junto a la propiedad para la que deseas el libro de huéspedes, haz clic en “Detalles”.
- En la parte superior del pop-up que se abre, bajo el nombre de tu propiedad, haz clic en la pestaña llamada “Documentos”.
4. Haz clic en “Generar libro de huéspedes” y sigue las instrucciones.
¿Esta función es para todas las reservas o solo para las reservas de Holidu?
Esto funciona para todas las reservas que Holidu facilita, sin importar en qué plataforma los huéspedes hicieron su reserva. Sin embargo, las reservas manuales, los bloques manuales, así como las reservas externas que se sincronizan a través de iCal u otras integraciones no están cubiertas.
¿Tendré acceso a los datos de los huéspedes?
Solo mostramos los nombres y edades de los huéspedes a nuestros anfitriones, no sus números de documento, etc.
¿Qué pasa si los huéspedes no proporcionan la información?
Tú, como anfitrión, siempre puedes agregar los datos de los huéspedes manualmente. Cuando una reserva aparece como un check-in próximo en la pantalla de inicio, podrás ver claramente para cada reserva si los huéspedes han proporcionado la información. También puedes consultarlo en la página de detalles de cada reserva.
¿Recibiré una notificación cuando los huéspedes faciliten sus datos?
No enviamos notificaciones en estos casos. Sin embargo, cuando la reserva se muestre en la sección «Entradas y salidas» de la pantalla de inicio, podrás ver si los huéspedes han proporcionado sus datos para cada una de las reservas que aparezcan.
¿Tengo que pedirles más datos a los huéspedes cuando lleguen?
Si los huéspedes rellenan el formulario online antes de su llegada, no es necesario que aportes ningún dato más.
¿Qué ocurre si los huéspedes facilitan sus datos y luego cancelan la reserva?
Si el huésped cancela su reserva, los datos no se enviarán a las autoridades.
¿Qué ocurre si la reserva se modifica después de que los huéspedes faciliten sus datos?
Si se añaden más huéspedes a la reserva, sus datos aparecerán como «no facilitados».
¿Cómo funciona «Registro de huéspedes» con las reservas de última hora?
En el caso de las reservas de última hora, enviamos a los huéspedes el enlace para que faciliten ellos mismos sus datos. En la sección “próximas entradas y salidas” de la pantalla de inicio, podrás ver si los huéspedes han proporcionado toda la información obligatoria o si falta algo en cada una de las reservas, incluidas las de última hora.
¿Qué ocurre con las reservas hechas antes de vincular mi cuenta con la policía cuya fecha de check-in todavía no ha llegado?
Si los huéspedes no han rellenado el formulario estándar que les enviamos después de hacer su reserva, les enviaremos un mensaje unos días antes del check-in con el nuevo enlace. Si los huéspedes han rellenado el formulario estándar que les enviamos después de hacer su reserva, no les enviaremos un enlace al segundo formulario. En estos casos, puedes introducir los datos de los huéspedes abriendo la página de detalles y haciendo clic en el enlace que te lleva al formulario de registro. En la sección “próximas entradas y salidas” de la página de inicio verás si cada reserva cuenta con todos los datos necesarios o si hay alguna información que todavía no se ha proporcionado.
¿Cuándo se notifica a los huéspedes que deben facilitar sus datos? ¿Reciben algún recordatorio?
Los huéspedes reciben una notificación justo después de hacer su reserva. Les enviamos un enlace al formulario de registro por correo electrónico o a través del servicio de mensajería del portal. Si quedan 5 días para su llegada y no han rellenado el formulario, les enviamos otro recordatorio.
¿Qué ocurre si el huésped facilita sus datos, pero hay algún error?
Si ves que hay algún problema con los datos facilitados por el huésped, ponte en contacto con nuestro Servicio de Atención al Cliente.